Was die Datenschutzprüfung macht

DocCloud kann Dokumente auf mögliche personenbezogene oder sensible Angaben prüfen. Dazu zählen beispielsweise Namen und Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kreditkarten- und Kontodaten, Ausweis- oder Führerscheindaten, Kennzeichen, Gesundheitsdaten, Passwörter und Zugriffstoken.

Die Erkennung ist eine technische Unterstützung und kann Angaben übersehen oder falsch einordnen. Prüfe ein Dokument vor einer öffentlichen Freigabe deshalb immer zusätzlich selbst.

Ein einzelnes Dokument prüfen

  1. Öffne die Datei in DocCloud oder das Aktionsmenü der Datei.
  2. Wähle Datenschutz prüfen.
  3. Warte, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
  4. DocCloud zeigt nur Kategorien und die Anzahl möglicher Treffer an – keine erkannten Klartextstellen.

Tresor-Dateien werden nicht an externe Analysedienste übertragen.

Prüfung vor einer öffentlichen Freigabe

Beim Erstellen eines öffentlichen Links prüft DocCloud das Dokument automatisch, sofern die Funktion auf dem Server eingerichtet ist. Werden mögliche sensible Daten erkannt, wird der Link zunächst nicht erstellt.

Du kannst die Freigabe abbrechen, je nach Tarif eine geschwärzte Kopie erzeugen oder das Original nach einer ausdrücklichen Bestätigung trotzdem teilen.

Eine geschwärzte Kopie erstellen

Ab DocCloud Plus kannst du eine neue geschwärzte Kopie erstellen. Das Original bleibt unverändert. Bilddateien werden als neues Bild gespeichert. PDFs und Office-Dokumente werden für die sichere Ausgabe seitenweise gerendert und als neues PDF zusammengesetzt. Dadurch bleibt unter den Schwärzungen kein auswählbarer Originaltext verborgen.

Kontrolliere die erzeugte Kopie vor dem Teilen. Automatische Schwärzung ersetzt keine rechtliche oder fachliche Prüfung.

Funktionen nach Tarif

  • Free: Warnung bei erkannten sensiblen Daten.
  • Plus: Warnung und automatische Schwärzung ausgewählter Angaben als neue Kopie.
  • Premium: vollständiger Datenschutz-Assistent, automatische Schwärzung und Stapelprüfung mehrerer Dokumente.

Unterstützte Dateien und Grenzen

Die Prüfung ist für PDF-, Bild- und gängige Office-Formate wie DOCX, XLSX und PPTX vorgesehen. Sehr große Dokumente, ungewöhnliche Dateiformate, schlechte Scans oder handschriftliche Inhalte können die Erkennung einschränken. Für die Schwärzung müssen die Serverprogramme ImageMagick, LibreOffice und pdftoppm verfügbar sein.

Datenschutz bei der Verarbeitung

DocCloud speichert im Dateidatensatz nur den Prüfstatus, Kategorien, Trefferzahlen und die Risikostufe. Erkannte Namen, Nummern und Textausschnitte werden nicht dauerhaft in den Prüfergebnissen gespeichert. Die Datei bleibt im DocCloud-Speicher; für die Analyse werden benötigte Text- oder Bildinhalte verschlüsselt an Google Sensitive Data Protection übertragen.